Gestão de consultório odontológico

Se você chegou até aqui é porque está interessado em aprender mais sobre a gestão de consultório odontológico. A verdade é que, apesar da função principal de um dentista ser na parte prática da profissão, a gestão do próprio negócio é fundamental. É o que traz credibilidade e competitividade.

 

Principalmente no início, não é fácil realizar a gestão de consultório odontológico e obter lucros financeiros satisfatórios. Mas é verdade também que isso pode ser muito mais simples e benéfico do que você imagina. 

 

Para isso, é necessário entender quais os passos básicos e o funcionamento dos processos de gestão do consultório de dentista.

 

Por isso mesmo, preparamos este artigo para que você entenda as estratégias e sua importância, de forma prática para que você consiga aplicar a gestão de consultório odontológico e realizar uma gestão descomplicada. 

 

Confira na íntegra na sequência:

O que significa gestão?

Gestão é um termo utilizado em larga escala e que abrange os mais diversos negócios. É fundamental e indispensável em qualquer área. Não seria diferente para gestão de consultório odontológico.

 

A gestão abrange também o controle dos processos dentro de uma empresa com o objetivo de controlar entradas e saídas. Ou seja, o fluxo de caixa, para alcançar as metas do negócio. 

 

A pessoa responsável pela gestão de consultório odontológico deve trabalhar de forma racional, mas ainda atuar como incentivador das equipes e manter a organização geral de todos os processos. Além disso, precisa estar atento às tendências de mercado, inovações, hábitos, preferências e comportamento do seu público alvo.

 

Ou seja, como você pode perceber, a gestão de um consultório de dentista vai muito além do controle do fluxo de caixa. Trata do controle e gerenciamento de tudo que acontece, visando sempre otimizar os custos, o crescimento da clínica e a satisfação dos clientes.

Como fazer a gestão de um consultório odontológico?

 

Existem diversas formas de realizar a gestão de consultório odontológico. Mas de forma geral, seu consultório precisa entender as próprias demandas. Analisar quais setores estão envolvidos, quantos profissionais há trabalhando, quais são os tipos de atendimento, entre diversos outros aspectos.

 

Em um consultório odontológico, é ideal que se observe os aspectos da clínica, descobrir o que precisa de melhoria, quais são os pontos fortes e onde há falhas que interferem diretamente no crescimento do seu negócio.

 

A gestão de consultório odontológico pode parecer complicada, mas é um processo bem detalhado que tem por objetivo identificar erros - para evitá-los. Assim, você se mantém competitivo no mercado, ganha visibilidade e obtém a confiança dos pacientes.

 

Para que você compreenda melhor quais são os próximos passos e o que deve ganhar sua atenção para uma gestão eficiente, separamos algumas dicas e passos que precisam ser adotados. 

Organize as finanças

O fluxo de caixa é extremamente importante, principalmente tratando-se de consultórios franqueados ou consultórios com vários dentistas. É preciso ter clareza e controle das entradas e saídas. É fundamental ter uma boa ferramenta que auxilie nessa função para que seja possível realizar uma boa gestão de consultório odontológico.

 

Esse tipo de ferramenta ajuda a medir o próprio desenvolvimento do negócio. Inclusive, a partir do uso destas informações, é possível checar quais setores precisam passar por ajustes, diminuindo despesas ou elevando a eficiência da utilização dos recursos financeiros da empresa.

 

Evitar retiradas pessoais ou sem controle é indispensável, pois prejudica toda a gestão de consultório odontológico. Além disso, o planejamento financeiro traz previsibilidade e segurança.

 

Comece definindo os gastos fixos: água, energia, aluguel, folhas de pagamento, internet. Mapeie também os gastos variáveis: compra de equipamentos, cursos de especialização, compra de materiais. Com isso, você consegue saber quanto está gastando e comparar com as entradas de dinheiro. 

 

É preciso sempre ter um capital de giro.

 

Você pode utilizar planilhas simples para fazer esse controle. Mas hoje os softwares de gestão também podem fazer controle financeiro, tornando o processo ainda mais eficiente e fácil, o que minimiza erros e facilita o controle e checagem dos dados.

Trabalhe com a gestão do pessoal

A gestão das pessoas é outra parte fundamental do processo, afinal, são elas as responsáveis por fazer o trabalho com bom desempenho e bom atendimento ao cliente. Elas precisam estar cientes do seu papel dentro da empresa. Precisam ser motivadas e incentivadas.

 

Instrua as pessoas de forma simples e clara, para que elas saibam qual o passo a passo das funções que elas precisam executar. Lembre-se de que o sucesso depende das pessoas que estão no seu time.

 

É muito mais que apenas pagar o salário em dia. A gestão de consultório odontológico, dentro da parte de gestão de pessoas, serve para que seus colaboradores te vejam como um líder disponível para ajudá-las e motivá-las.

 

A equipe precisa estar satisfeita com o ambiente de trabalho, com sua função, com os colegas, equipe em geral e liderança. Se preocupe, portanto, em oferecer condições que favoreçam isso e demonstre seu reconhecimento.

Foque na qualidade do serviço

 

O que te faz voltar e comprar produtos ou consumir serviços novamente em um mesmo lugar? Tenho certeza que o principal fator é um bom atendimento, personalizado e onde você se sentiu confortável e seguro.

 

Inclusive, se você gostar do local, você vai indicar para outras pessoas, certo? Então, é exatamente isso que você precisa pensar para ter as premissas de um bom atendimento. Pense: O que vai fazer meu cliente voltar? Qual o tipo de atendimento que ele gostaria de ter? Como é o ambiente que ele vai se sentir confortável?

 

A gestão de consultório odontológico é feita também pensando nessa experiência do paciente, na qualidade dos serviços prestados e no bom atendimento. Um ambiente limpo, especialmente em consultórios, é extremamente importante.

 

Além disso, é fundamental o cuidado no atendimento. Mostre compreensão e atenção. Ofereça planos personalizados, dependendo do tipo de serviço que seu paciente precisa. Use apenas produtos de qualidade e esteja atento às inovações no setor. 

Aproveite a tecnologia e softwares

Na gestão de consultório odontológico use e abuse das tecnologias e softwares disponíveis no mercado. Existem diversas opções, basta uma pesquisa rápida para entender qual é a melhor para seu negócio.

 

Para otimizar a gestão do seu consultório odontológico, separamos alguns pontos que você deve considerar na hora da escolha:

 

• Escolha ferramentas com interface intuitiva;

• Dê preferência aos softwares desenvolvidos exclusivamente para clínicas;

• Opte pelos que possuem ferramentas com maior controle das informações;

• Pegue indicações com colegas de profissão.

Tenha um marketing planejado

 

Estamos na era da tecnologia. 

 

A nova vitrine, especialmente quando falamos de prestação de serviços, está dentro da internet. 

 

Use e abuse de ferramentas como Instagram, blogs, facebook, o que for mais vantajoso para seu modelo de negócio. Hoje as redes sociais são fundamentais para mostrar seus serviços, atingir mais pessoas e lotar a agenda do seu consultório. 

 

Contrate profissionais para elaborar um bom plano de marketing, com as estratégias corretas, que otimizem campanhas e entendam a fundo como fazer isso. A sua mensagem precisa ser clara e direcionada a pacientes em potencial. 

 

Você consegue fazer isso com orçamento otimizado e estratégias certas. Mas sua presença na internet é indispensável. Lembrando que marketing odontológico possui suas regras, estabelecidas pelo Código de Ética Odontológico. É importante não infringir essas diretrizes. 

Promova a fidelização dos clientes

 

Salientar a importância que seu cliente tem no consultório é importantíssimo para a gestão de consultório odontológico, pois faz parte da fidelização do cliente. Você precisa mostrar que se importa com seus pacientes.

 

Manter um público fixo é muito vantajoso para a gestão de consultório odontológico. Você já conhece o perfil e as necessidades do cliente, não precisa gastar para trazer esse paciente até você e ainda possui uma previsibilidade de faturamento.

 

Utilize programas de fidelidade oferecendo vantagens e benefícios exclusivos. Dessa forma, eles preferem continuar os tratamentos com seu consultório do que migrar para outro e ainda indicarão seus serviços. Cliente satisfeito é sinônimo de lucratividade para o negócio.

Conheça ferramentas de gestão

Criar planilhas para simplificar e organizar os serviços, reunindo informações de forma fácil e ágil, é muito importante para a gestão de consultório odontológico. Porém, pode levar muito tempo e ser desgastante.

 

Com a utilização de softwares, o dentista cria relatórios e realiza a checagem de informações com bastante facilidade. Isso torna o dia a dia mais otimizado, ajudando a tomar decisões mais assertivas e que condizem com a administração do consultório, pois reúne as informações em um único local, de forma clara e organizada.

 

Todos esses processos de gestão de consultório odontológico tornam seu serviço mais profissional e com melhores resultados. 

 

Veja algumas das principais ferramentas de gestão que podem ser aplicadas no seu consultório:

5W2H

O 5W2H é a abreviação de What, Why, Where, When, Who How e How Much (O que, porque, onde, quando, quem, como e quanto). É um checklist com atividades para serem desenvolvidas para gerar o máximo de clareza e eficiência no desenvolvimento dos processos de gestão de consultório odontológico.

 

São 7 diretrizes para eliminar quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo do desenvolvimento de um processo ou atividade.

 

Portanto, sempre que você for realizar um novo processo você aplica o 5W2H. Assim que obter todas as respostas, com certeza você terá em mãos um bom passo a passo, com clareza do que vem a seguir.

PDCA

O PDCA é uma sigla em inglês que significa planejar, executar, analisar e corrigir. Basicamente, são as quatro etapas fundamentais para manter seu consultório funcionando de forma eficiente.

 

O PDCA é um ciclo que visa reduzir custos, aumentar o lucro e obter satisfação dos clientes. A ferramenta auxilia no controle eficiente de todos os processos, padronizando informações e dados e minimizando falhas.

 

O ideal é que essa ferramenta seja aplicada de maneira constante, o que melhora o desempenho dos processos e torna a gestão de consultório odontológico mais eficiente.

SWOT/FOFA

SWOT é uma sigla em inglês que significa: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Como o próprio nome já sugere, essa ferramenta busca identificar e fazer uma análise dos pontos fortes e fracos dentro do negócio, além das ameaças e das oportunidades.

 

A SWOT possibilita elaborar as estratégias corretas que ajudem no crescimento do consultório, pois aproveita os pontos de força e minimiza ou extingue as fraquezas. Nos pontos de força, você será capaz de identificar tudo que há de bom nos seus processos. A análise de fraquezas indica o que precisa ser melhorado.

 

Conhecer as ameaças é fundamental para que elas não atrapalhem o desempenho das funções que precisam ser realizadas e para focar na resolução dos problemas que aparecerem. Já a percepção das oportunidades ajuda no crescimento total e contínuo do negócio, permitindo a conquista gradual no mercado.

PM Canvas

O PM Canvas pode ser utilizado para obter uma visão global da situação do consultório. Essa ferramenta é baseada em quatro pilares principais que envolvem oferta, estrutura, cliente e finanças. 

 

Entenda o que o PM Canvas analisa:

 

• Principais atividades desenvolvidas no seu consultório;

• Quais são os recursos que seu negócio possui;

• Quem são seus clientes;

• Como acontece o relacionamento com os clientes;

• Quais os canais disponíveis;

• Como o financeiro está estruturado (custos, entradas e investimentos);

• Projetar o crescimento do negócio;

• Traçar as metas corretamente;

• Vencer os desafios;

• Realizar mudanças e adequações necessárias;

• Adotar as estratégias corretas.

Qual a importância de uma boa gestão para o consultório odontológico?

Por mais que o trabalho principal do dentista seja o atendimento clínico e a saúde bucal dos seus pacientes, o profissional que quer ter um consultório próprio precisa pensar, também, como empreendedor. 

 

Ou seja, um consultório precisa de uma boa estrutura, um espaço físico adequado, estratégias administrativas e suporte ao profissional e cliente.

 

Com uma boa gestão é possível saber, por exemplo, como está o controle financeiro, qual o nível de satisfação dos clientes, saber se o consultório dá lucro ou se há excesso de desperdício ou prejuízo. Uma boa gestão permite a estruturação de uma rotina organizada e detalhada, o que traz mais clientes e atrai bons profissionais.

 

Basicamente, a gestão de consultório odontológico é fundamental para manter as portas abertas e ganhar espaço num mercado cada vez mais competitivo. Obter satisfação dos pacientes e possuir colaboradores felizes e comprometidos com o negócio são questões essenciais. 

 

Como funciona a gestão em uma clínica franqueada?

A gestão de uma clínica franqueada é similar a de um consultório independente A principal diferença é que você não estará sozinho para fazer tudo isso. A franqueadora deve dar todo o suporte para que todos esses processos funcionem da melhor maneira possível.

 

Além disso, a franqueadora já terá um modelo de negócio testado e aprovado. Ou seja, tudo que você precisaria aprender na base dos erros e acertos dentro da sua clínica independente, estará acessível para você em uma metodologia que já funciona. Isso o torna o negócio mais seguro e com muito mais chances de ter sucesso.

Conclusão

Como você viu, aplicar a gestão de consultório odontológico é fundamental, pois permite a formulação de um plano de crescimento e melhora o gerenciamento geral do consultório -  principalmente das finanças. 

 

Uma boa gestão facilita a visualização de métricas importantes para o sucesso do negócio, reduzindo taxas de cancelamento e falta de pacientes, por exemplo. 

 

Ela também é poderosa no sentido de otimizar todos os processos, reduzir retrabalho, definir estratégias internas e de ações de marketing e permitir um melhor relacionamento entre os colaboradores e clientes.

 

Entre esses e muitos outros benefícios da gestão de consultório odontológico, não há como não implementar esses passos. Para isso, use e abuse das ferramentas e softwares disponíveis no mercado, afinal, elas irão agilizar e facilitar muito sua vida e a do dia a dia do consultório.

 

Não espere mais nenhum minuto para pensar na gestão do seu consultório - isso apenas se você quiser que ele dê certo.